Una Carta de Reclamo es un documento formal mediante el cual una persona plantea una queja sobre un producto, servicio o situación con la que no está de acuerdo.  En esta carta se expone el problema y se solicita una solución concreta al responsable.

La preparación y envío de una Carta de Reclamo demuestra determinación y firmeza. No solo subraya la importancia del asunto, sino que también establece y fija un plazo concreto para obtener respuestas, y dejar constancia que, en caso de que no se alcance una solución satisfactoria, se procederá a tomar las correspondientes acciones legales.

También se conoce como:

• Carta de requerimiento (LOD)
• Carta de Reclamación
• Carta de demanda
• Carta de cobro
• Carta de demanda de pago
• Notificación de reclamo

La Carta de Reclamo de LawDepot permite cubrir un gran número de situaciones, como, por ejemplo:

• Reclamar pagos pendientes: cobrar una deuda que te deben (por ejemplo, eres propietario y tu inquilino no paga la renta).
• Reclamar a otra parte a que haga algo o deje de hacer algo. Aquí entrarían casos, por ejemplo, cuando un tercero no cumple con la parte de un acuerdo (por ejemplo, pagaste un servicio que no fue prestado o la otra parte incumplió un contrato).
• Realizar un reclamo a una aseguradora. Por ejemplo, reclamar al seguro los costos y daños que has podido sufrir en un accidente, o los daños que se han producido en tu casa por una inundación.

Si el problema finalmente no se puede solucionar, y se decide acudir a los tribunales, su Carta de Reclamo podrá ser utilizada como prueba documental que respalde su reclamación.

Aunque la Carta de Reclamo sirve para una gran variedad de situaciones, en casos complejos, es conveniente consultar con un abogado especializado en la materia porque podría necesitar asesoría jurídica previamente a enviar esta carta.

Redactar nuestra Carta de Reclamo es algo tan sencillo como seguir el cuestionario de LawDepot y responder a las preguntas que se le vayan planteando:

1. Deberá explicar el motivo de la carta

Indique por qué envía esta carta. Por ejemplo, si es para cobrar una deuda, exigir a un tercero para que realice algo o reclamar un pago a una aseguradora.

2. Deberá detallar el problema

En casos donde esté reclamando un pago, se deberá especificar:

• El monto exacto adeudado pendiente de pago
• La fecha de vencimiento de pago (cuando se debió de pagar)
• El origen de la deuda (de donde viene la deuda. Por ejemplo: un préstamo que le realizaste)

Si estás exigiendo a un tercero que realice una acción o cese en un comportamiento, deberá incluir:

• Descripción de la acción que requiere (por ejemplo, dejar de molestar al resto de inquilinos)
• Fecha límite para completarla

Si estás haciendo un reclamo a una aseguradora, se deberá incluir:

• Detalles del incidente: descripción del mismo, fecha en la que tuvo lugar, número de reclamo, número de póliza de seguro, etc.
• Cualquier lesión física o emocional que dicho incidente le haya provocado.
• Pérdidas de ingresos, gastos o daños que haya tenido que pagar como consecuencia del incidente.

3. Es muy recomendable adjuntar documentación que permita probar o sustentar su reclamación.

Aquí se incluiría toda aquella documentación importante relacionada con el incidente que permita probar y respaldar su solicitud.

Por ejemplo, si está exigiendo el pago de un préstamo personal que usted ha concedido a un conocido, sería muy conveniente adjuntar el Contrato de Préstamo o Pagaré, que utilizaron para prestarle el dinero.

De igual manera, si está exigiendo una acción específica o presentando un reclamo de seguro, sería igualmente conveniente adjuntar aquella documentación que permita sustentar sus peticiones, como, por ejemplo, contratos firmados, copia de la póliza de seguro, fotos del incidente, etc.

4. Deberá indicar si está dispuesto a aceptar soluciones alternativas, por ejemplo, un monto económico inferior o el pago a plazos.

A veces, es necesario buscar una solución intermedia, con la cual todas las partes queden satisfechas. En ocasiones, debido a la dificultad del problema, es mejor obtener una solución con la que, al menos, se recupere parte del dinero, o se consiga una solución intermedia.

Estas opciones se suelen utilizar con el objetivo de evitar tener que ir a juicio para solucionar el problema. 

5. Incluye los datos de ambas partes

Incluye los nombres y los datos de contacto del remitente y del destinatario en la Carta de Reclamo, esto es, de la persona que reclama y de la persona a la que enviará esta Carta de Reclamo.

Lo más recomendable es que usted envíe su carta el mismo día en que está fechada. Para asegurar de que este documento llegue al destinatario, usted puede:

• Entregarla en persona.
• Enviarla por correo certificado, que ofrece prueba de entrega.
• Contratar a un abogado para que la entregue en su nombre.

En caso de que decida enviarla por correo postal, es muy recomendable utilizar correo certificado con prueba de entrega, ya que le va a permitir demostrar que la otra parte recibió la carta y no pueda excusarse en un futuro con que no había recibido la notificación.

Los requisitos de notificación son diferentes en los distintos estados y varían en función de las características concretas de cada caso. Por ejemplo, en Florida existen requisitos específicos para enviar una Carta de Reclamo a un concesionario de vehículos.

En otros estados, en caso de que quiera presentar una demanda legal, es necesario que previamente haya enviado una Carta de Reclamo.  Por tanto, es muy recomendable verificar la normativa aplicable al estado en el que envíe su carta, y contactar con un abogado en caso de que su situación lo exigiese.

Debe tener en cuenta que enviar su Carta de Reclamo por medios que no permiten probar su entrega (por ejemplo, correo electrónico o SMS), puede no cumplir con los requisitos legales de notificaciones que la normativa aplicable imponga.

Por ello, el correo electrónico o los mensajes de texto son métodos poco fiables para entregar una Carta de Reclamo.

Normalmente, una Carta de Reclamo establece un plazo máximo para responder a la reclamación o adoptar medidas que permitan solucionar el problema. 

Si ese plazo vence y el destinatario ignora o se niega a aceptar los términos de la carta, el siguiente paso es presentar una demanda ante el correspondiente tribunal.

En caso de necesitar acudir a los tribunales para resolver el problema, debe asegurarse de recolectar y reunir toda la documentación y evidencias que permitan sustentar y probar su reclamación

En caso de que deba acudir a los tribunales debe tener en cuenta que:

• Cada estado (e incluso condados) tienen limites diferentes relacionados con el monto máximo que se puede reclamar en tribunales como “reclamos menores”. Por ejemplo, en Texas se pueden demandar hasta $20,000.
• Algunos estados pueden incluso requerir que usted se represente a sí mismo en el caso (sin representación legal). Para sumas mayores o casos más complejos, el reclamo puede ser presentado en un tribunal de nivel superior, donde se recomienda contar con representación legal.

Por tanto, es importante conocer los límites y requisitos propios del estado donde envíe su Carta de Reclamación, especialmente si la misma no funciona y se vea obligado a acudir a la vía judicial.

El tiempo para alcanzar un acuerdo puede variar considerablemente dependiendo de cada situación.

En muchas ocasiones, el envío formal de este tipo de documentos hace que la otra parte tome en serio el asunto, y acepte sus pretensiones con el objetivo de evitar un proceso judicial largo y costoso.  No obstante, es común llegar a un acuerdo intermedio, en el que ambas partes obtengan un resultado favorable. Muchas veces se mejor obtener algo que no obtener nada.

El tiempo exacto de la negociación dependerá de las capacidades negociadoras de cada parte, y de lo dispuesto que este dispuesta cada parte a ceder en sus pretensiones. 

Si estás solicitando un acuerdo a una compañía de seguros, el tiempo dependerá de lo que tarden en realizar la investigación y procesar el pago del reclamo. Consulta las leyes de su estado para verificar si existen plazos específicos para resolver este tipo de reclamos.