Última actualización Abril 25, 2023
¿Qué es un Contrato de Contratista Independiente?
Un Contrato de Contratista Independiente es un contrato escrito que describe los términos y condiciones de un servicio que un cliente encarga a un contratista independiente o “freelancer”. El contrato debe incluir:
- Una descripción de los servicios prestados
- Fechas y/o duración del proyecto o servicio encargado
- Detalles del pago (incluyendo depósitos, retenciones y otros detalles de facturación)
- Cláusulas de confidencialidad, de no solicitud y de resolución de disputas
Un Contrato de Contratista Independiente es también conocido como:
- Contrato de Freelancer
- Acuerdo de Contratista Independiente
- Contrato de Asesoría
- Contrato de Consultoría
- Contrato Freelance
- Contrato Marco de Prestación de Servicios
- Contrato de Subcontratación
- Acuerdo de Contratista 1099
¿Qué es un contratista independiente o “freelancer”?
Un contratista independiente es un trabajador independiente o empresa que trabaja por cuenta propia. Este ofrece un producto o servicio a un cliente a cambio de una remuneración económica.
Una regla general para determinar si el prestador de servicios es un contratista independiente es observar si el cliente únicamente tiene control sobre el producto final de un proyecto, pero no controla los medios utilizados ni la forma en la que se presta el servicio para cumplir con el proyecto.
En estos casos el prestador es un contratista independiente pues decide cómo prestar el servicio. En cambio, en una relación laboral empleador-empleado, el empleador proporciona las pautas que el trabajador debe seguir para cumplir con su trabajo.
Los contratistas independientes también son conocidos como:
- Freelancers
- Consultores
- Asesores
- Contratistas 1099
Este último nombre se debe al formulario 1099 del IRS (Internal Revenue Service) que el cliente debe rellenar, enviando una copia al contratista y otra al IRS.
¿Quién puede utilizar un Contrato de Contratista Independiente?
Un Contrato de Contratista Independiente puede ser muy útil para contratistas independientes o autónomos, freelancers, asesores y consultores que quieran poner por escrito un acuerdo de prestación de servicios que han acordado con clientes.
También es muy útil para clientes o empresas que necesiten los servicios de estos profesionales independientes y quieran disponer de un contrato en donde se fijen los términos y condiciones de la prestación del servicio.
Tanto clientes como proveedores se benefician de la existencia de un Contrato de Contratista Independiente plasmado por escrito. Les permite mitigar el riesgo de que exista confusiones o problemas en un futuro.
¿Cuál es la diferencia entre un contratista independiente y un empleado?
Diferenciar un contratista independiente de un empleado es muy importante. Permite a las empresas poder declarar impuestos correctamente y cumplir con la legislación laboral.
La relación entre un contratista independiente y el cliente es puramente mercantil. Mientras que la relación empleado-empleador es laboral. Esta última conlleva un mayor número de obligaciones relacionadas con normativa laboral. Algunas de las características comunes de todo contratista independiente son las siguientes:
- Define el alcance del proyecto directamente con el cliente
- No tiene derecho a recibir prestaciones laborales por parte del cliente
- Presta el servicio como un contratista independiente, no formando parte de la empresa, y puede incurrir en pérdidas y ganancias
- Puede contratar trabajadores para prestar el servicio que el cliente le encarga
- Factura a sus clientes por el trabajo realizado
- Firma un Contrato de Contratista Independiente con sus clientes
- Está sujeto al pago de impuestos como trabajador autónomo e independiente
- Suele trabajar durante un periodo determinado o para proyectos (no suele ser permanente)
- Utiliza sus propias herramientas y equipo
El empleado, por su parte, presenta las siguientes características:
- El empleador crea y designa las tareas que el trabajador debe realizar
- El empleador controla el salario de sus empleados
- El empleador controla cuándo, dónde y cómo deben realizar el trabajo sus empleados
- El empleador debe pagar la parte correspondiente relativa a los impuestos laborales. Así como también la parte correspondiente a la seguridad social de sus trabajadores
- Empleador y empleado han firmado un contrato de trabajo de carácter laboral
- El empleado puede percibir prestaciones laborales. Por ejemplo, seguro médico, pensión, vacaciones remuneradas o subsidios por incapacidad o baja laboral
- El empleado puede ser sometido a revisiones laborales por parte del empleador
- El empleado recibe formación por parte del empleador para que pueda desempeñar sus funciones
Lo enumerado anteriormente son características generales de ambas figuras. Por sí solas no son suficientes para determinar si un sujeto está actuando como contratista independiente o como empleado.
¿Qué ocurre cuando un empleado es clasificado erróneamente como contratista independiente o freelancer?
El Departamento de Trabajo (DOL) y el Servicio de Impuestos Internos (IRS) realiza auditorias periódicas para investigar casos en donde una empresa clasifica erróneamente a empleados como contratistas independientes. La gravedad de lo anterior dependerá de si se ha realizado con fines fraudulentos o se debe a una confusión no intencionada.
Algunas de las consecuencias de considerar erróneamente un trabajador como contratista independiente son:
- Una multa por valor de $50 por cada formulario W-2 no presentado
- Multas monetarias por no retener impuestos sobre la renta (pueden llegar hasta el 1.5% de los salarios pagados o el 40% de los impuestos FICA no pagados relativos a estos trabajadores, más los correspondientes intereses devengados por su presentación tardía)
- Multa por no pagar impuestos de sus trabajadores. El monto puede variar entre el 0.5% y el 25% de los impuestos pagados por el empleador. El porcentaje dependerá del tiempo que haya clasificado a estos trabajadores como contratistas independientes y del total de impuestos evadidos
¿Cómo puedo crear un Contrato de Contratista Independiente?
Puede crear fácilmente un Contrato de Contratista Independiente personalizando. Sólo tiene que rellenar el sencillo cuestionario de LawDepot. Al utilizar nuestro contrato, se asegura de cumplir con todos los pasos necesarios para disponer de un contrato completo y eficaz:
1. Indique su localización
Especifica la región en donde se van a prestar los servicios. LawDepot automáticamente personalizará y adaptará su contrato a la normativa aplicable en ese estado.
2. Describa el tipo de servicio requerido
Incluya una descripción precisa y detallada de los servicios requeridos. Esto ayuda tanto al cliente como al contratista ára que tengan una idea clara de las expectativas del servicio.
Por ejemplo, si un cliente contrata a un contratista independiente para que realice trabajos de jardinería, el Contrato de Contratista Independiente podría definir que el contratista será responsable de:
- Plantar y mantener las flores en el jardín
- Instalar un estanque y sistema de drenaje
- Podar árboles y arbustos en el jardín
Incluya los datos de contacto y dirección del cliente y contratista. Estos datos pueden ser muy útiles si durante el servicio alguna de las partes quiere ponerse en contacto con la otra. Especifica si las partes son individuos o empresas. Incluya sus nombres o razones sociales.
4. Detalle la remuneración a pagar
Habrá que tener en cuenta algunos detalles a la hora de decidir cómo se va a pagar esta remuneración, entre ellos:
- Tarifa de facturación
- Si se desea un depósito o anticipo por el servicio a prestar
- Periodicidad de pagos
- Penalización por retraso en los pagos
Detalles de facturación:
Establezca la remuneración que el cliente pagará al contratista o proveedor. Este cobro puede ser por horas, semanas, meses o años. También puede cobrar una tarifa fija por un determinado trabajo. La modalidad escogida debe depender de las circunstancias concretas del trabajo encargado. También dependerá de la duración del mismo.
Si las partes desean un método de pago diferente a los propuestos en nuestro cuestionario, deberán escoger la opción “otros”. En esta sección puede explicar detalladamente el método de pago (por ejemplo, el cliente pagará al contratista con $10.000 y 500 acciones). Indique también si el impuesto sobre la venta está incluido en la cuantía señalada, o de si se añadirá posteriormente.
Anticipos o depósitos:
Señale igualmente si desea incluir un anticipo y el importe del mismo. El anticipo es una especie de depósito. Es una suma de dinero que el contratista recibe antes de comenzar a prestar el servicio. Sirve como garantía o aval para que el prestador se pueda cubrir la espalda ante casos en donde el cliente incumpla el acuerdo antes de que se completen los servicios.
El valor de este anticipo suele ser de entre un 10 y 50% del importe total acordado en el contrato. El monto depende de la fiabilidad y estabilidad financiera del cliente, y de la cuantía total del contrato.
Calendario de pagos:
Describa cuando el cliente pagará al contratista, y la periodicidad con la que lo hará. El cliente puede pagar el total cuando el proveedor termine el trabajo encargado. La otra opción es crear un calendario de pagos y pagar periódicamente. Por ejemplo, por semanas, cada quince días o de manera mensual.
Atraso en los pagos:
Establezca un número de días máximo que el cliente tendrá para pagar al contratista una vez haya recibido la factura. Un plazo razonable sería de 15 a 30 días desde que se recibió la factura. Si tras el transcurso de este plazo el cliente continúa sin pagar, el contratista podrá cobrar un interés sobre los pagos atrasados. Un interés de demora razonable puede llegar hasta un 25% anual sobre el total impagado.
Algunos estados establecen un porcentaje máximo de intereses de demora. Es buena práctica consultar con su gobierno cuales son los máximos intereses de demora aplicables en sus estados.
5. Establezca los términos de su Contrato de Contratista Independiente
Un Contrato de Contratista Independiente debe cubrir los términos y condiciones de la relación mercantil entre el cliente y el contratista o proveedor.
Terminación del contrato
Debe señalar si desea incluir la opción de que las partes puedan poner fin al contrato antes de lo acordado. Así como también, los plazos de preaviso necesarios. Una semana de preaviso suele ser suficiente y razonable para la gran mayoría de los contratos de corta duración. Sin embargo, es mejor incluir un preaviso de entre 15 y 30 días si el contrato de servicios se prolonga durante unos meses.
Reembolso de gastos
Puede ocurrir que se den situaciones en las que el contratista se vea obligado a utilizar su propio dinero o medios para seguir avanzando con el proyecto (por ejemplo, gasolina para viajar o alojamiento en un hotel).
Debe indicar si el cliente deberá reembolsar estos gastos relacionados con el trabajo. En caso afirmativo, se deberá describir los pasos y directrices a seguir por parte del contratista. Por ejemplo, es probable que el cliente prefiera que todo gasto relacionado con el trabajo en el que incurra el contratista deba ser previamente aprobado por el cliente.
Propiedad Intelectual
Propiedad intelectual incluye toda obra que sea fruto del intelecto humano. Por ejemplo, canciones musicales originales, logotipos, planos, o software. Puede ocurrir que durante la prestación del servicio se creen obras susceptibles de ser protegidas bajo el paraguas de la propiedad intelectual. Por lo que se deberá especificar quién será el titular de esta propiedad intelectual creada durante los proyectos.
Confidencialidad
Es probable que el contratista pueda acceder a información importante del cliente durante la prestación de los servicios encargados. Es buena práctica incluir cláusulas de confidencialidad que protejan esta información. Especifique cuanto tiempo durará este deber de confidencialidad.
6. Incluya cláusulas adicionales
Los clientes y contratistas tienen la opción de incluir cláusulas adicionales en el contrato. Sirve para casos en donde deseen incluir algún tema que no haya sido abordado a lo largo del contrato. A modo de ejemplo, se podrán incluir cláusulas relacionadas con:
- Indemnizaciones
- Devolución de material
- Responsabilidad
- Costes legales
Añadir estas cláusulas es opcional, y dependerá de las circunstancias concretas de cada caso.
7. Indique los detalles de firma
Indique la fecha en la que las partes firmarán el Contrato de Contratista Independiente. Además, si la firma se realizará ante testigos o no.
Si no está seguro de cuándo se va a firmar el acuerdo, se le dará la opción de incluir la fecha más adelante. En estos supuestos se generará un espacio en blanco en el contrato, el cual podrá ser rellenado más adelante.
La confidencialidad de la información de una empresa es una de las preocupaciones más comunes cuando se contrata a proveedores que van a tener acceso a esta información.
Es crucial asegurarse que esta información confidencial, propiedad intelectual o secretos comerciales que son intercambiados durante la prestación del servicio, no se revele, y, por tanto, continue siendo confidencial.
Los clientes podrán incluir cláusulas de confidencialidad en sus contratos. Con ello, se consigue proteger esta información. Si el contratista revele la información, estará incumpliendo con los términos del contrato, y deberá asumir las consecuencias de lo anterior. También puede incluir cláusulas de “no solicitud” y de “no competencia”. Estas cláusulas ayudan a evitar tener problemas con la competencia y no incurrir en conflicto de intereses.
¿Quién es el titular o propietario de los derechos de copyright creados durante la prestación del servicio?
De conformidad con las leyes de copyright de los Estados Unidos, el propietario será la persona o entidad que encarga el trabajo o proyecto que da lugar a la creación de estos derechos (esto es, el cliente). Estas situaciones reciben el nombre de obra por encargo o “work for hire”. En ellas, la persona que crea la obra (el contratista independiente o freelancer) no es titular de estos derechos de copyright. Salvo que se disponga lo contrario en el contrato.
Por tanto, usted puede modificar su contrato y estipular que desea conservar la titularidad de los derechos de copyright. De esa forma, estaría concediendo al cliente una licencia de uso sobre la obra.
¿Son válidos y vinculantes los acuerdos de no competencia en un Contrato de Contratista Independiente?
Es poco probable que un acuerdo de no competencia sea ejecutable como parte de un Contrato de Contratista Independiente.
Las cláusulas de no competencia están diseñadas para evitar que antiguos empleados con un alto estatus o exsocios se aprovechen de estas condiciones para sacar ventaja competitiva ilegal sobre su ex empresa, utilizando esta información a la que tuvieron acceso en su día. Sin embargo, los proveedores no tienen un único cliente, por lo que es normal que presten sus servicios a diferentes clientes, incluidos aquellos que compiten en un mismo mercado.
Un acuerdo de no competencia debe ser razonable, tanto en cuanto a tiempo, como en cuanto a su alcance. Incluir trabas u obstáculos desproporcionados a un proveedor para poder prestar sus servicios a otro cliente se considerará probablemente como “no razonable”.
